AddTravelTime

Softwareberatung

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Anfahrtszeit wird im Kalender automatisch berücksichtigt

Zeit berechnen

Termin mit Anfahrtszeit in den Kalender

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Softwareberatung Termin mit Anreisedauer

Vor- und Nachbereitung

Tool zur Anfahrtszeit Kalender Outlook

Termin mit Raumwechsel planen

Vorteile von AddTravelTime

Genaue Planung

Egal, ob es Telefontermine sind oder Anreisen mit dem Auto. Bei der Planung von Terminen sollten notwendige Zeiten, die für die Anfahrt, Vor- oder Nachbereitung notwendig sind, berücksichtigt werden.

Werden diese Zeiten automatisch Ihrem Kalender hinzugefügt, müssen Sie sich keine Gedanken um Ihre Reisezeiten mehr machen.

Eingebunden in Outlook

Bei dieser Lösung erhalten Sie keinen getrennten Kalender und müssen nicht zwei Programme nutzen und auf zwei Programmen Ihre Termine checken.

Dieses Tool ist direkt eingebunden in Ihr Outlook und damit leicht und konfortabel zu nutzen.

Gratis

Ich stelle Ihnen dieses Tool gratis zur Verfügung

Zeitersparnis

Das Tool erspart Ihnen die Zeit, selbst zu planen und ist zusätzlich noch so optimiert worden, dass Sie es noch leichter und schneller nutzen können:

  • So können Sie in den Grundeinstellungen bereits ein Abfahrtsort hinterlegen.
  • Die Reisedauer wird nicht von Ihnen angegeben, sondern automatisch berechnet.

Funktionsweise

Egal, ob es Telefontermine sind oder Anreisen mit dem Auto. Bei der Planung von Terminen sollten notwendige Zeiten, die für die Anfahrt, Vor- oder Nachbereitung notwendig sind, berücksichtigt werden.
 
Leider habe ich in Outlook selbst noch keine Möglichkeit gefunden, diese Zeit wirklich sinnvoll zu planen. Daher habe ich mich selbst einmal mit der Erstellung eines AddIns für Outlook beschäftigt. Herausgekommen ist das Tool AddTravelTime, das ich hier kurz vorstellen möchte.

Das Tool startet bei der Planung eines Termin. Als erstes erfasst man die Rahmendaten für den Termin: Startzeit, Endezeit und Ort. 

Schritt 1:

Die Erfassung der Rahmendaten für den Termin: Startzeit, Endzeit und Ort.

Schritt 2:

Man wählt TravelTime aus

Danach wählt man TravelTime aus.

Das Tool übernimmt das unter “Location” eingetragene Ziel.

Tool Anfahrtszeit berechen

Schritt 3:

Geben Sie den Abfahrtsort ein. Ist dieser schon hinterlegt (Wohnort), wird dieser automatisch eingetragen. 

Schritt 4:

Über die Checkboxen für “Anreisezeit hinzufügen” und “Abfahrzeit” kann man festlegen, welche Zeiten dem Termin zugefügt werden sollen. Mit der Checkbox “privat” legt man fest, ob der Termin im Kalender als privater Termin angezeigt werden soll. 

Schritt 5:

Hat man die EInstellungen vorgenommen, kann man nun über den Button “Fahrtzeit” die Berechnung der benötigten Zeit starten. Ist die Zeit berechnet, wird in den Feldern “Zeit nach Termin” und “Zeit vor Termin der entsprechende Wert in Minuten eingetragen. 

Ist in den Grundeinstellungen bereits ein Abfahrtsort hinterlegt (der Wohnort), wird dieser in die Zeile Abfahrtsort eingetragen. 

Über die Checkboxen für “Anreisezeit hinzufügen”, “Abfahrtszeit” kann man festlegen, welche Zeiten dem Termin zugefügt werden sollen. Mit der Checkbox “privat” legt man fest, ob der Termin im Kalender als privater Termin angezeigt werden soll. 

Hat man alle Einstellungen vorgenommen, kann man nun über den Button “Fahrtzeit” die Berechnung der benötigten Zeit starten.

Ist die Zeit berechnet, wird in den Feldern “Zeit nach Termin” und Zeit vor Termin der entsprechende Wert in Minuten eingetragen.

Anfahrtszeit wird im Kalender automatisch berücksichtigt

Damit ist man eigentlich schon fertig und kann nun die Termine erstellen.

Hierzu klickt man auf den Button “Termin erstellen”. Wurde noch keine Kategorie zugeordnet, öffnet sich die Auswahl der Kategorien.

Wählen Sie die Kategorie – anschließend können Sie nun in den Termin zurückkehren.

Termin mit Anfahrtszeit in den Kalender
Software Beratung Kalender Termine planen

Im Kalender erscheint nach der Speicherung des Kalendereintrags nun sowohl der Termin (Treffen in Hamburg) als auch die berechnete Anreisezeit (mit der Kategorie, die Sie für den Anreisetermin gewählt haben).

Raumwechsel, Vor- / Nachbereitung​

Der Raumwechsel oder die Vor-/Nachbereitungszeit wird nur als spezielle Ausprägung der Anreise-Zeit gesehen. 

Auch hier ist der Ausgangspunkt ein Termin. Sind dort die Grunddaten eingetragen, wird das AddIn wieder aktiviert.

Anders als bei einer Reise wird nun die Zeit nicht berechnet, sondern manuell gesetzt. AddTraveltime hat dabei Zeiten übernommen, die unter Setup als “Standardzeiten” vor und nach dem Termin eingetragen sind.

Tool zur Anfahrtszeit Kalender Outlook

Im Anschluss klickt man wieder auf den Button “Termin erstellen” und wird aufgefordert, eine Kategorie einzutragen. 

Danach wird der Termin in den Kalender eingetragen.

Softwareberatung Termin mit Anreisedauer
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Einschränkungen

Aktuell gibt es bei dem Tool noch Einschränkungen:

  • Serientermine werden nicht unterstützt. Die Reisezeit wird immer nur an den aktuellen Termin angehängt
  • Der eigentliche Termin wird derzeit nicht mit dem Anreise-/Abreisetermin verbunden. Wird der eigentliche Termin gelöscht, müssen auch die anderen davon abhängigen Termine manuell gelöscht werden.
  • Bei den Reisezeiten wird derzeit eine “gemäßigte” Route berücksichtigt – d.h. es kann beim Routing nicht zwischen unterschiedlichen Reisemöglichkeiten (Bus, Bahn, Flugzeug) bzw. economische, schnellste Route gewählt werden. 

Setup

AddTravelTime kann kostenlos heruntergeladen werden und installiert werden. Zur Installation entpacken Sie bitte die ZIP – Datei und führen Sie die entpackte “.EXE”-Datei aus. Beim nächsten Start von Outlook sollte die VSTO-Datei in Outlook installiert werden. 

Für den Betrieb von AddTravelTime wird ein Bing-Maps Application Key benötigt. Dieser kann entsprechend dieser Anleitung erstellt werden.  

Um den Maps Application Key in der Anwendung zu hinterlegen, wechseln Sie bitte in die Registerkarte “Setup”. Kopieren Sie den erstellten Maps Application Key in das entsprechende Feld der Setup-Maske.

In die Felder Ihr Wohnort tragen Sie bitte den Ort ein, der immer dann als Ausgangsort gewählt werden soll, wenn Sie keine Eintragung im Feld “von:” vorgenommen haben. 

In die Felder “vor:” / “nach:” tragen Sie bitte Standard-Zeiten (z. B. für einen Raumwechsel ein). Diese Zeiten werden bei einer Kalkulation von Reisezeiten automatisch überschrieben. 

Haben Sie keinen Lizenzschlüssel erhalten, klicken Sie auf den Button “Speichern”. Es wird automatisch ein gültiger Lizenzschlüssel erzeugt. Der Lizenzschlüssel wird nur innerhalb der Registry des Rechners abgelegt und nicht weitergeleitet. Es findet auch keine weitere Registrierung statt. Sollte aus irgendeinem Grund der Lizenzschlüssel nicht gelesen werden können oder z. B. aufgrund von Hardware-Änderungen ungültig werden, wird automatisch ein neuer Lizenzschlüssel erzeugt. 

Ich habe den Code nach bestem Wissen und Gewissen erstellt – allerdings ist Code meines Erachtens nie frei von Fehlern. 

Ich stelle das Tool kostenfrei zur Verfügung, freue mich über Rückmeldungen und Wünsche.  Haftung für Ausfälle oder Schäden, die durch die Installation des Tools entstehen kann ich nicht übernehmen.