Signatur mit Exclaimer

Softwareberatung

Wieso Exclaimer?

Die Gestaltung einer Signatur ist die eine Sache. Im Unternehmen dafür zu sorgen, dass bei jedem Mitarbeiter die Signatur auch gleich aussieht, die andere Sache und dass dann auch noch die richtigen Hinweise in der Signatur stehen – da wird das Thema zu einer Mammutaufgabe. 

Ich habe immer wieder nach einem Tool gesucht, dass sowohl on-premises als auch in der Cloud verfügbar ist und bin letztendlich bei Exclaimer hängen geblieben. 

Exclaimer ist:

Ich möchte hier die Cloud-Version (integriert mit Exchange Online vorstellen).

Installation

Die Installation unter Office 365 lief durch einen Assistenten gesteuert. Dieser nimmt 3 Konfigurationen vor: 

  1. Einrichten einer Domäne, die in Office integriert wird
  2. Einrichten einer Gruppe in Office 365
  3. Setzen der Berechtigungen

Eine detaillierte Beschreibung des Installationsvorganges finden Sie unter diesem Link

Einrichtung

Nach der Installation erfolgt die Einrichtung über eine zentrale Website – die Signatur-Verwaltung.

Zentrale Signatur-Verwaltung

Von hier aus kann man seine Signaturen verwalten, gestalten und neue Signaturen anlegen. 

 

Anlegen einer neuen Signatur

Es öffnet sich der Signatur-Editor, der die Gestaltung der Signatur erlaubt. Im ersten Schritt wählt man eine Vorlage aus. Hierbei kann es sich z. B. um eine Visitenkarte,  einen reinen Disclaimer oder eine andere Vorlage handeln.

Vorlage auswählen

Auf der Basis der Vorlage kann man dann seine Signatur bearbeiten. Hierzu stehen z. B. Felder zur Verfügung, die den Namen, die E-Mail-Adresse, die Adresse der Website oder andere Variablen aufnehmen können.

Auswählen des Feldwertes

Für den Feldwert kann eingestellt werden, wann er angezeigt werden soll (z. B. nur dann, wenn er nicht leer ist)… 

Feldwerte eingrenzen

Weitere Feldtypen, wie z. B. unter dem Bereich “Social Media” erlauben es auch, direkt Links auf ihre Profile in den sozialen Netzwerken in die Signatur einzufügen. 

Haben Sie ihre Signatur in dieser Art und Weise gestaltet, können Sie auch noch z. B. rechtliche Hinweise in den Text einfügen. 

Alternativ können Sie diese rechtlichen Hinweise auch außerhalb einer Signatur zusätzlich an eine Mail anhängen. Beachten Sie hierbei dass die Signaturen in der Reihenfolge abgearbeitet werden, in denen sie im Portal abgelegt sind.

Haben Sie die Signatur fertig gestellt, können sie nun weitere Einstellungen vornehmen. Hier geht es nun um ein Regelwerk, das besagt, wann eine Signatur und bei welchem Benutzer sie angewendet werden soll. 

Die erste Auswahl betrifft den Sender der EMail

Sender der EMail auswählen

Tragen sie die EMail-Sender in die Liste der zulässigen Sender ein, für die die Signatur genutzt werden soll. Sie können einzelne Nutzer oder Gruppen auswählen.

Auswahl der Sender

Im nächsten Schritt wählen Sie die Empfänger. Hier können Sie wählen, ob die Signatur nur z. B. für externe Empfänger, nur interne Empfänger oder für alle Empfänger angewandt werden soll. In der Box darunter können Sie die Versendung der Signatur auf einzelne Domänen bzw. einzelne Empfänger eingrenzen. Geben sie hierzu die Mail-Adresse oder die Domäne in der Form @DOMÄNE (@mwsoft.me) ein.

Nun sind Sie nur noch wenige Schritte von der Verwendung Ihrer Signatur entfernt: Wählen Sie im nächsten Schritt weitere Regeln aus. In diesem Fenster können Sie zuerst die Signatur aktivieren und weitere Regeln für die Signatur festlegen (z. B. abhängig vom Betreff der Mail). Wichtig ist hier der letzte Punkt: entscheiden Sie, ob weitere Signaturen eingesetzt werden können (z. B. um noch einen rechtlichen Hinweis an eine Mail zu hängen) oder ob nach dem Abarbeiten der Signatur der Vorgang beendet wird. 

Regeln für das Versenden

Eine letzte Regel gibt Ihnen die Möglichkeit, den Zeitraum in dem eine Signatur angewandt wird, einzuschränken.

Auswahl des Zeitraums

Und damit haben Sie eigentlich schon alles getan, um eine Signatur für ihr Unternehmen festzulegen. 

Das nächste Bild hier zeigt noch ein Beispiel für einen “rechtlichen Hinweis”, der als Textzeilen an eine EMail angehängt werden kann. 

Das letzte Bild zeigt die Signatur, wie sie dann beim Empfänger eintrifft. Hier wurden 2 Signaturen kombiniert: eine Visitenkarte und anschließend noch ein rechtlicher Hinweis.

Ein einfaches Beispiel